WHISTLEBLOWING – CANALE PER LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

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Con il termine whistleblowing si indica la rivelazione spontanea compiuta da un lavoratore che, nello svolgimento delle proprie mansioni, si accorge di attività illegali, immorali, illecite, o fraudolente commesse all’interno di un’organizzazione.
Il Gruppo GIVA fornisce la possibilità di segnalare tali condotte illecite attraverso una piattaforma dedicata che garantisca la riservatezza dell’identità del segnalante.

Obiettivo dell’adozione di questo strumento è di prevenire la realizzazione di non conformità o irregolarità all’interno dell’organizzazione, coinvolgendo i lavoratori in un’attività di contrasto dell’illegalità, attraverso una partecipazione attiva e responsabile. Segnalazioni responsabili, effettuate in buona fede e nell’interesse del bene comune, possono permettere all’azienda di intercettare per tempo, porre rimedio e prevenire comportamenti illegittimi ed azioni irregolari di corruzione, frode o altre non conformità che rappresentano violazioni al Codice Etico aziendale e sono di danno all’azienda ed eventualmente a terzi.

CHI PUÒ SEGNALARE

Possono effettuare la segnalazione:

• tutti i dipendenti del Gruppo, a prescindere dall’inquadramento contrattuale e dalla funzione ricoperta;
• gli azionisti (persone fisiche) e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche di fatto, del Gruppo;
• i lavoratori autonomi e i collaboratori, che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore del Gruppo;
• gli stagisti e i tirocinanti, che prestano la propria attività nel contesto lavorativo del Gruppo;
• I liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività nei confronti del Gruppo.

La segnalazione può essere fatta anche da un soggetto che si trovi in fase di selezione o precontrattuale, nel periodo di prova e dopo lo scioglimento del rapporto (se le informazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso).

COSA SI PUÒ SEGNALARE

Le segnalazioni devono riguardare:

• condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali relativi ai settori individuati dal D. Lgs. 24/2023;
• violazioni delle procedure aziendali o del Codice Etico.

COSA NON PUÒ ESSERE SEGNALATO

Sono escluse e quindi inammissibili:

• le segnalazioni legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante, che riguardano esclusivamente i propri rapporti individuali di lavoro con colleghi o con figure gerarchicamente sovraordinate;
• le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci di corridoio;
• le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale.

Il canale di segnalazione non può essere altresì utilizzato per effettuare un reclamo o una richiesta di informazioni relativa ai rapporti di natura contrattuale in essere con le società del Gruppo GIVA.

COME DEVE ESSERE EFFETTUATA UNA SEGNALAZIONE

Il Gruppo GIVA ha istituito un apposito canale di segnalazione al quale il segnalante può ricorrere. La piattaforma utilizza una soluzione web-based che offre un portale personalizzato per ciascuna Società del Gruppo, garantendo il rispetto di tutti i requisiti legali necessari, inclusi quelli previsti per l’organizzazione e gestione dei trattamenti di dati personali e degli adempimenti previsti dalla normativa sulla privacy.

Le segnalazioni devono prevedere preferibilmente i seguenti elementi:

• una descrizione completa dei fatti oggetto di segnalazione;
• le circostanze di tempo e di luogo in cui sono state commesse le violazioni o per le quali si ha presunzione;
• se conosciute, le generalità o gli elementi (qualifica, ufficio, attività svolta) del soggetto segnalato al fine di consentirne l’identificazione;
• indicazioni di eventuali testimoni o soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• eventuali allegati o documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti segnalati;
• ogni altra informazione che possa fornire un riscontro utile circa la sussistenza dei fatti.

Cliccando sul pulsante “Invia una segnalazione”, il segnalante potrà scegliere la società per la quale viene inoltrata la segnalazione. Il segnalante ha la possibilità di scegliere se effettuare una segnalazione fornendo le proprie generalità oppure in forma totalmente anonima. Al fine di agevolare le attività di investigazione, si raccomanda che il segnalante specifichi le proprie generalità e i riferimenti per poter essere eventualmente contattato, se necessario. È possibile anche richiedere un incontro diretto con il gestore della segnalazione.

Nel caso di segnalazione anonima, il contenuto è determinante ai fini della sua ammissibilità o “presa in carico”; verranno quindi prese in debita considerazione solo le segnalazioni circostanziate e corredate di adeguate evidenze.

Per ulteriori dettagli operativi relativi all’utilizzo della piattaforma, si rinvia al documento “Istruzioni operative” per l’utilizzo della piattaforma Web Whistleblowing scaricabile al link in calce.

CHI RICEVE LA SEGNALAZIONE

Cliccando sul pulsante in fondo alla pagina si accede alla piattaforma di segnalazione. Le segnalazioni sono ricevute da un team di professionisti esterno all’organizzazione (outsourcer), il quale si impegna a gestirle in modo confidenziale e a non rivelare l’identità del segnalante senza il suo consenso, in conformità con le disposizioni normative vigenti. I dati personali eventualmente presenti sono trattati nel rispetto della normativa Privacy vigente.

Il gestore della segnalazione, automaticamente tramite avviso della piattaforma, rilascia al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione.

Al fine di dare un corretto seguito alle segnalazioni, il gestore della segnalazione effettua una valutazione circa la sussistenza dei requisiti essenziali della segnalazione al fine di valutarne la sua ammissibilità (istruttoria preliminare). Dopo aver valutato la segnalazione come ammissibile, il gestore della segnalazione svolge l’attività di indagine necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti, sempre nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza.

All’esito dell’istruttoria e, comunque, entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento (notifica), il gestore della segnalazione si impegna a fornire riscontro al segnalante, salvo estensione dei termini a 6 mesi se adeguatamente motivato.

TUTELE E RESPONSABILITÀ DEI I SOGGETTI COINVOLTI

La segnalazione deve essere effettuata in buona fede circostanziata e dettagliata. In ogni caso, le informazioni saranno trattate secondo criteri di confidenzialità. Il segnalante in buona fede, inoltre, è tutelato da possibili ritorsioni, come da normativa vigente.

Durante l’attività di verifica e di accertamento di possibili non conformità, gli individui oggetto delle segnalazioni potrebbero essere coinvolti o notificati di questa attività, ma, in nessun caso, verrà avviato un procedimento unicamente a causa della segnalazione in assenza di concreti riscontri riguardo al contenuto di essa.

È responsabilità del segnalante effettuare segnalazioni in buona fede e in linea con lo spirito dichiarato della presente procedura. Segnalazioni manifestamente infondate, opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato o soggetti comunque interessati dalla segnalazione, non verranno prese in considerazione e saranno passibili di sanzioni disciplinari e/o di procedimenti giudiziari.

• Link dedicato: https://givagroup.wb.teseoerm.com/#/
• Istruzioni operative